POLITIQUE DE PROTECTION SUR LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ET POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

Politique de protection des renseignements personnels

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La Loi C-25 au Québec, formellement connue comme la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, s’applique aux entreprises qui gèrent des renseignements personnels. Par la nature de ses activités, Sérénivét collecte et utilise des renseignements personnels tels que le nom, l’adresse et le courriel des clients. Il est donc essentiel de veiller à l’utilisation judicieuse et sécuritaire de ces données.

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1. Responsable de la Protection des Renseignements Personnels

Dre Iris Marcoux-Archambault, vétérinaire propriétaire de Sérénivét, sera chargée de superviser la gestion des données personnelles et de veiller au respect des lois sur la confidentialité.

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2. Évaluer les Processus de Collecte de Données

Les données personnelles sont principalement recueillies lors de l’ouverture du dossier animal. Ainsi, le nom, l’adresse, les numéros de téléphones et l’adresse courriel sont associés au dossier de l’animal qui lui contient notamment le nom, la description, le poids et la date de naissance du patient.

Sérénivét utilise les données personnelles pour ses dossiers à l’interne. Les données sont également utilisées lorsqu’une tierce partie s’implique dans la fin de vie de l’animal et/ou dans la disposition de son corps. Les données sont, entre autres, utilisées pour la rédaction d’une ordonnance externe et pour communiquer les directives choisies au service de crémation animale.

Les données sont conservées en version papier au domicile de Dre Iris Marcoux-Archambault, ainsi qu’en version numérique sur un disque dure externe, pour une durée de 5 ans suivant le dernier service rendu.

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3. Obtenir le Consentement

Lors de la prise de rendez-vous en ligne, le client accepte la collecte de données en cochant l’endroit indiqué au formulaire. Dans le cas d’une prise de rendez-vous téléphonique, le client donne son consentement verbal afin d’obtenir par courriel un formulaire à signer. Le formulaire électronique signé est joint au dossier patient comme preuve.

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4. Limites d’utilisation et de divulgation

Nous utilisons les renseignements personnels que le client nous fournit entre-autres pour les raisons suivantes:

1. Fournir des soins vétérinaires de fin de vie de qualité à l’animal;
   2. Planifier et gérer les rendez-vous ;
   3. Communiquer avec le client concernant l’euthanasie de l’animal et la disposition de son corps;
   4. Facturer les services et effectuer des paiements;
   5. Répondre à des questions et préoccupations du client.
    

Les renseignements personnels ne seront pas vendus à des tiers ou publiés en ligne.

Nous ne divulguons les renseignements personnels qu’avec le consentement explicite (verbal ou écrit), sauf dans les cas où la loi l’exige, comme en cas de signalement d’une maladie contagieuse ou de poursuites judiciaires.

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5. Sécurité des données

Les données sont conservées en version papier et en version numérique sur un disque dure externe.
Les documents imprimés qui comportent des informations personnelles sont conservés cinq (5) années suivant la dernière communication et sont ensuite détruits de façon sécuritaire, à l’interne.
Les documents physiques qui sont conservés, selon les normes de l’OMVQ, sont entreposés sous clé au domicile de la propriétaire de l’entreprise, dans un endroit non accessible par le public, jusqu’à leur destruction.

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6. Politique de confidentialité

La politique de confidentialité de Sérénivét est accessible sur le site web de l’entreprise serenivet.ca.

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Politique de confidentialité.

La protection des renseignements personnels des clients de l’entreprise est de la plus haute importance pour nous. Nous nous engageons à assurer la confidentialité et la sécurité de toutes les informations que vous nous confiez. Ce document a pour but de vous expliquer comment nous collectons, utilisons, divulguons et protégeons vos renseignements personnels.

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Collecte de renseignements personnels:

Lorsque vous utilisez nos services, il est possible que nous ayons besoin de collecter des renseignements personnels vous concernant et concernant votre animal de compagnie. Ces renseignements peuvent inclure, sans toutefois s’y limiter:

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1.Vos coordonnées (nom, adresse, numéro de téléphone, adresse courriel)
2.Les informations sur votre animal (nom, espèce, race, âge, antécédents médicaux)

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Ces informations sont collectées via un formulaire en ligne lors de la prise de rendez-vous directement sur le site internet de l’entreprise. Le fournisseur du domaine est Wix. Les paramètres de confidentialité assurent par défaut le plus haut niveau de confidentialité offert.

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Ces informations peuvent aussi être recueillies verbalement lors d’une prise de rendez-vous par téléphone.

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Utilisation des renseignements personnels:

Nous utilisons les renseignements personnels que vous nous fournissez pour les raisons suivantes:

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1. Fournir des soins vétérinaires de fin de vie de qualité à l’animal
2. Planifier et gérer les rendez-vous
3. Communiquer avec le client concernant l’euthanasie de l’animal et la disposition de son corps
4. Facturer les services et effectuer des paiements
5. Répondre à des questions et préoccupations du client

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Accès aux renseignements personnels:

Seule Dre Iris Marcoux-Archambault a accès aux renseignements recueillis.

Si le client choisi la crémation comme type de disposition du corps de son animal, certains renseignements personnels seront, avec le consentement de ce dernier, communiqués au prestataire de service de crémation. La communication des renseignements (nom, adresse, courriel) se fait via un portail sécurisé et seule l’équipe administrative à accès à ces informations.

Nous ne divulguons vos renseignements personnels qu’avec votre consentement explicite, sauf dans les cas où la loi l’exige, comme en cas de signalement d’une maladie contagieuse ou de poursuites judiciaires.

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Conservation des renseignements personnels:

Les renseignements collectés et consignés au dossier médical seront conservés, tel que l’exige l’Ordre des Médecins Vétérinaires du Québec, pendant un minimum de 5 années après le dernier service professionnel rendu. Les dossiers sont conservés en format papier et numérique sur un disque dure externe et l’ensemble des dossiers sont conservés sous clé. Par la suite les renseignements personnels du client et le dossier médical de l’animal pourront être détruits de façon sécuritaire.

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Accès et correction:

Vous avez le droit d’accéder à vos renseignements personnels que nous détenons et de les corriger en cas d’inexactitude. Pour exercer ces droits, veuillez contacter Dre Iris Marcoux-Archambault au 514-497-7838 ou par courriel au info@serenivet.ca.

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Date de la dernière mise à jour de cette politique de confidentialité: 05 janvier 2026

Date d’entrée en vigueur : 05 janvier 2026

 

7. Gestion des plaintes

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Processus de gestion des plaintes sur les renseignements personnels

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Étape 1: Réception de la plainte

• Les plaintes doivent être adressées à l’adresse courriel : info@serenivet.ca
• Les plaintes reçues doivent être documentées et enregistrées au registre des plaintes de Sérénivét inc.: les détails du plaignant, la nature de la plainte, et la date de réception.

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Étape 2: Accusé de réception

• Un accusé de réception est envoyé dans un délai de 24h au plaignant pour confirmer que sa plainte a été reçue et est en cours de traitement.

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Étape 3: Évaluation de la plainte

•La plainte est évaluée pour déterminer sa validité et son urgence.
• L’ensemble des informations est analysé pour identifier les causes de la plainte et déterminer si une violation des politiques de l’entreprise ou des lois a eu lieu.

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Étape 4: Résolution

• Un plan d’action est élaboré pour résoudre la plainte. Cela peut inclure des mesures correctives, des excuses formelles, ou d’autres réponses appropriées.
 

Étape 5: Suivi

• Un suivi est fait avec la plaignant pour le mettre pour l’informer du plan d’action et pour s’assurer que la résolution est satisfaisante.
 

Étape 6: Documentation et Rapport

• Le processus de traitement de la plainte et son issue sont documentés et le document est conservé au registre des plaintes de l’entreprise
 

8. Préparation aux violations de données

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Plan pour répondre aux violations de données personnelles

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1. Détection et Analyse

Détection de l’incident : Mettre en œuvre des systèmes de surveillance pour détecter rapidement les violations potentielles de données.

Évaluation initiale : Une fois qu’une violation est détectée, évaluer rapidement l’ampleur et la nature de l’incident.

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2. Confinement, Éradication et Récupération

Confinement : Prendre des mesures immédiates pour limiter l’étendue de la violation.

Éradication : Identifier et éliminer la cause de la violation pour empêcher sa récurrence.

Récupération : Rétablir les systèmes et les données affectés à leur état normal de fonctionnement.

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3. Notification

Notification aux autorités : Si la violation présente un risque de préjudice sérieux, notifier les autorités de régulation compétentes conformément aux exigences de la Loi C-25.

Notification aux parties affectées : Informer les individus affectés de manière claire et sans délai injustifié, en leur fournissant des détails sur la nature de la violation, les mesures prises et les moyens de minimiser les impacts.

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4. Post-Incident

Analyse Post-Incident : Réaliser une analyse complète de la violation pour identifier les lacunes dans les politiques et les procédures de sécurité.

Améliorations : Mettre en œuvre des changements pour renforcer la sécurité et prévenir de futures violations.

Communication : Maintenir une communication transparente avec toutes les parties prenantes tout au long du processus.

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Date de la dernière mise à jour de cette politique sur la protection des renseignements personnels: 05 janvier 2026

Date d’entrée en vigueur : 05 janvier 2026